Czy raporty uczestników należy wydrukować?

Tak, wszystkie raporty powinny zostać wydrukowane oraz podpisane przez uczestników, a oryginały przechowywane wraz z dokumentacją projektu w instytucji Beneficjenta. Wersje papierowe raportów powinny być zgodne z wersjami elektronicznymi złożonymi i zaakceptowanymi w systemie Mobility Tool.

Jakie dokumenty należy złożyć z raportem końcowym?

Wykaz dokumentów znajduje się w zakładce Dokumenty – Lista załączników do raportów końcowych 2013/2014. 

Czy kopie dokumentów przesyłanych do FRSE muszą być potwierdzone „za zgodność z oryginałem”?

Dokumenty wymagane w oryginale powinny być podpisane przez upoważnioną/e osobę/y, natomiast wszystkie dokumenty złożone w kopii powinny zawierać potwierdzenie za zgodność z oryginałem.

Jak należy postępować, gdy uczestnik, z którym podpisano już Umowę o staż/szkolenie wycofa się z udziału w projekcie?

Pamiętać należy, że rezygnacja uczestnika z udziału w projekcie jest dopuszczalna jedynie w wypadku działania siły wyższej, czyli np. poważnej choroby czy zdarzeń losowych. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji należy o tym jak najszybciej zawiadomić mailowo opiekuna projektu. W wiadomości powinien się znaleźć numer projektu, dokładny opis sytuacji wraz z podaniem przyczyny rezygnacji i informacją czy zostały już poniesione jakieś wydatki związane z udziałem osoby rezygnującej. Należy również podać imię i nazwisko osoby, która przerwała udział w projekcie, informację w jakim dniu  uczestnik zrezygnował. W dokumentacji projektu należy przechowywać maila bądź pismo uczestnika z informacją o rezygnacji i dokumenty potwierdzające zaistnienie działania siły wyższej, np. zaświadczenie od lekarza.
W mailu powinni również Państwo podać imię i nazwisko osoby proponowanej na miejsce uczestnika rezygnującego. Należy pamiętać, że osoba zastępująca rezygnującego uczestnika powinna być z listy rezerwowej lub zostać zrekrutowana w wyniku dodatkowego naboru do projektu.
Opiekun projektu oceni sytuację i oceni czy w danym wypadku mamy do czynienia z działaniem siły wyższej. Wyjaśni również, w jaki sposób należy rozliczyć koszty poniesione na osobę rezygnująca z udziału w projekcie. Opiekun projektu będzie mógł udostępnić złożony uprzednio formularz PEFS i osoba posiadająca dostęp do systemu dokumentów online FRSE będzie mogła dane nowego uczestnika wprowadzić do formularza PEFS na miejsce uczestnika, który zrezygnował. Następnie należy przesłać do FRSE podpisany załącznik III osoby, która przystępuje do projektu.

Czy raporty uczestników można wystawić uczestnikom przed mobilnością?

Tak, osoba posiadająca dostęp do Mobility Tool może wystawić raporty uczestnikom przed mobilnością, aby w czasie pobytu wiedzieli na jakie aspekty szkolenia zwracać szczególną uwagę w kontekście późniejszego uzupełnienia raportów.

Kto jest uprawniony do podpisania raportu końcowego z realizacji projektu?

Raport końcowy z realizacji projektu powinien być podpisany przez osobę/osoby prawnie upoważnioną/upoważnione do reprezentowania organizacji Beneficjenta zgodnie z Ankietą Beneficjenta przesłaną do FRSE na etapie podpisywania umowy.  Jeżeli prawny reprezentant zmienił się w trakcie trwania projektu lub zmieniła się osoba upoważniona do reprezentowania organizacji beneficjenta, raport powinien zostać podpisany przez aktualnego prawnego reprezentanta, a do FRSE należy przesłać właściwą dokumentację potwierdzającą aktualną prawną reprezentację.

Kiedy można podejmować działania w projekcie?

W każdej Umowie finansowej podane są daty rozpoczęcia i zakończenia działania, które wskazują również okres kwalifikowalności kosztów. Oznacza to, że wszystkie działania w projekcie powinny zostać zrealizowane po dacie rozpoczęcia działania i przed datą zakończenia działania.  Dotyczy to zarówno odbycia samej mobilności jak i podpisywania umów z uczestnikami czy zaciągania zobowiązań finansowych. Należy również pamiętać, aby w tym okresie zrealizować zaplanowane działania dotyczące ewaluacji czy upowszechniania rezultatów projektu.

Czy nauczyciele akademiccy mogą być uczestnikami mobilności?

Nie, gdyż nie należą oni do grupy docelowej programu Comenius.

Czy można złożyć raport końcowy przed datą zakończenia działania ?

Jeżeli instytucja realizująca projekt uzna, że zakończyła wszystkie zaplanowane działania w projekcie może wcześniej złożyć raport końcowy. Należy jednak pamiętać, że złożenie raportu końcowego traktowane jest jako zakończenie wszystkich działań w projekcie, dotyczy to również zakończenia wydatkowania środków. Oznacza to, że koszty poniesione po dacie złożenia raportu uznane będą za niekwalifikowalne.

W jakich przypadkach należy uzupełnić Kartę jakości stażu do Umowy o staż/szkolenie ?

Kartę Jakości Stażu należy uzupełnić i podpisać w przypadku gdy uczestnik, z którym podpasywana jest umowa o staż/szkolenie, jest studentem pedagogiki.  

W jaki sposób można wysłać uczestnikowi raport do uzupełnienia?

Osoba z instytucji Baneficjenta, która otrzymała dostęp do danych projektu w Mobility Tool powinna, po zalogowaniu się do systemu, uzupełnić dane każdego z uczestników w zakładce „Uczestnicy”. Następnie w zakładce „Mobilności” należy wpisać dane mobilności, które będą łączyć się z danymi uczestników. Klikając w zakładce „Mobilności” na zieloną ikonę lupy z lewej strony nazwiska uczestnika można otworzyć stronę ze szczegółami mobilności. W celu wystawienia raportu uczestnika należy kliknąć na zakładce „Raporty” w lewym górnym rogu, a następnie kliknąć przycisk „Wystaw nowy raport”. Pojawi się pytanie o język raportu i po wybraniu języka polskiego, ponownie należy kliknąć „Wystaw nowy raport”. Uczestnik otrzyma na swoją skrzynkę maila informującego o wystawieniu raportu. Zawarty w nim będzie link do raportu, który uczestnik musi zapisać na swoim dysku, wypełnić i złożyć. 

W jaki sposób powinny być wystawione certyfikaty dla uczestników?

W zakładce Dokumenty znajdują się wzory Certyfikatów (także w języku angielskim), które obowiązują w projekcie systemowym „Zagraniczna mobilność szkolnej kadry edukacyjnej w ramach projektów instytucjonalnych”  finansowanym ze środków EFS w ramach POKL. Certyfikaty powinny być wystawione w 2 oryginałach - jeden dla uczestnika stażu/szkolenia i jeden dla instytucji wysyłającej (będzie on potrzebny np. przy kontroli desk -check). Certyfikaty muszą zawierać odpowiednią wizualizację Europejskiego Funduszu Społecznego POKL zgodnie z informacją zawartą w umowie finansowej. Certyfikaty bez odpowiedniej wizualizacji nie będą akceptowane przez FRSE. Do FRSE wraz z raportem końcowym muszą być dostarczone kopie certyfikatów dla wszystkich uczestników stażu/szkolenia, potwierdzających czas trwania stażu/szkolenia za granicą, podpisanych przez przedstawiciela instytucji partnerskiej.

Czy zmiana terminu wyjazdu na staż /szkolenie wymaga aneksu do Umowy finansowej?

Jeżeli taka zmiana nie wykracza poza termin obowiązywania Umowy finansowej, to nie wymaga aneksowania. W takiej sytuacji Beneficjent zobligowany jest do pisemnego zwrócenia się do opiekuna projektu (może być mailowo) o zgodę na wprowadzenie takiej zmiany. Zmiana terminu możliwa jest tylko w przypadku uzyskania akceptacji ze strony opiekuna projektu. Podpisanie aneksu do Umowy finansowej wymagane jest w przypadku konieczności zmiany terminu wyjazdu na termin wykraczający poza wskazany w Umowie finansowej okres kwalifikowalności kosztów oraz okres realizacji działania.